Ing. Marcial Rivera Rodríguez, Jefe del Departamento de Ingeniería Procesos CFIA
Valeria Ávalos Gómez, Departamento de Ingeniería Procesos CFIA

Ranking de Efectividad Municipal

El pasado mes de enero el CFIA publicó la tercera versión del ranking de efectividad municipal, que evalúa la eficiencia en el trámite de obtención de permisos de construcción, la implementación de medidas de mejora institucional y la efectividad en la fiscalización del territorio. Conozca los detalles técnicos del estudio y cómo se obtiene la valoración de cada uno de los municipios que son 100% digitales. 

1. Introducción

El Decreto Ejecutivo N.⁰ 36550, y sus reformas, establece que el trámite del registro de la responsabilidad profesional y trámite de planos para obras constructivas se realice de forma 100% digital ante el CFIA y las instituciones del Gobierno central.

Este proceso digital, que se realiza desde el 2013, garantiza la transparencia en la gestión, la calidad y seguridad del proceso, la confiabilidad y la trazabilidad, fundamentales para todos los interesados: profesionales, clientes, instituciones, entre otros.

De igual forma, contribuye con las metas de sostenibilidad del país al eliminar todo el papel (planos, documentos) y emisiones de combustible (desplazamientos), pues los trámites se realizan desde las oficinas y casas de habitación.

No obstante, el citado decreto no incluye el trámite de solicitud de permiso municipal de construcción, respetando la autonomía que tienen las municipalidades; por ello, en primera instancia, limitaba la posibilidad de realizar el trámite en formato 100% digital a unas pocas municipalidades. Con el paso del tiempo, más gobiernos locales hicieron ajustes encaminados a un proceso totalmente automatizado, lo que permite una mejor gestión, mayor eficiencia y satisfacción de los usuarios.

Las municipalidades que realizan el trámite de forma 100% digital, a través de la plataforma APC del CFIA, obtienen un registro de cada uno de los hitos (aprobaciones, rechazos, subsanaciones) y sus respectivas fechas. Gracias a esta base de datos y usando herramientas de inteligencia analítica, el CFIA realiza una comparación de variables que generan una puntuación relacionada para evaluar la gestión de los permisos de construcción en el territorio de cada municipalidad.

2. Desarrollo del Indicador de Efectividad Municipal

• Eficiencia Municipal

La elaboración el ranking municipal se realiza a través de dos variables compuestas (tiempo de tramitación y complejidad de obra) y dos variables simples (cantidad de proyectos y porcentaje de aprobación en primera respuesta). Para que los datos sean consistentes es necesario que la municipalidad haya realizado los trámites de forma digital, al menos, en los 6 meses previos a la medición, esto debido a la dispersión estadística que puede ocasionar trabajar con poblaciones pequeñas.

• • Variables compuestas
    • Tiempo de trámite

Un trámite de permiso municipal puede recibir un rechazo si no cumple con la normativa establecida, lo que implica que el interesado debe realizar correcciones en la documentación del trámite. También, el pago del proyecto requiere que se ingrese a una lista que deberá revisarse. En todo este proceso existen tiempos que son atribuibles al interesado, y otros que son propios de la gestión municipal. El ranking municipal del CFIA se concentra únicamente en los valores generados en la municipalidad correspondiente.

Tiempo de primera respuesta

Ya sea que el trámite se apruebe, o se rechace para realizar correcciones, se toma el tiempo desde la primera vez que el trámite ingresa a la cola, y el tiempo que tarda en dar respuesta para el caso.

Tiempo total

Mide el promedio del tiempo total en el trámite (desde el ingreso hasta la respuesta por parte de la municipalidad) para cada uno de todos los ingresos que tiene el caso en la municipalidad.

• • • Complejidad de la obra

Cuanto más compleja sea una obra, más tiempo puede llevar la revisión de los casos. Por lo tanto, los municipios que reciben los trámites complicados obtienen una mayor puntuación, al requerir más pericia y tiempo poder llevar a cabo el proceso. Para determinar el grado de dificultad, se realizan dos mediciones: la complejidad y la dimensión de la obra.

Dimensión de la obra

Corresponde al valor numérico de la obra que se registra en el proyecto.

Complejidad

Corresponde a una clasificación determinada por el CFIA con base en el análisis del histórico de proyectos registrados, que conlleva a valorar con 1 las obras que no son complejas por lo que no requiere de mucho tiempo de revisión; y un valor de 7 a aquellas obras que requieren de mayor tiempo de revisión. Un ejemplo de un valor 1 es una tapia, y uno de valor 7 es un centro comercial (“mall”) de una dimensión significativa.

• • Variables simples
    • Cantidad de trámites

Corresponde a la cantidad de trámites que realizó la municipalidad durante el tiempo del estudio. Una municipalidad que recibe muchos trámites recibe más puntaje, pues significa que su cola de trabajo requiere de mayor atención.

• • • Porcentaje de aprobación en primera respuesta

Como parte de un proceso de mejora continua, es importante que las municipalidades identifiquen la razones por las cuales se rechazan los proyectos, y generar las acciones correctivas para disminuirlos. Lo anterior permite que una persona pueda iniciar su proyecto constructivo en menos tiempo, y la municipalidad puede recibir los dineros correspondientes al timbre en un plazo menor. Este valor pretende reconocer a las municipalidades que realicen acciones en busca de reducir los plazos para otorgar los permisos de construcción.

• • Peso de las variables

Es claro que cada una de las variables antes mencionadas no tienen el mismo nivel de importancia para poder valorar la eficiencia en la gestión del trámite municipal. El nivel de importancia de cada uno de esos cuatro componentes se logra a través de un peso, el cual se resume en el cuadro 2.

Cuadro 2. Peso de las variables y mediciones que generan el indicador

Las variables compuestas de tiempo de servicio y de nivel de complejidad tienen un peso de un 30% de la nota cada una. Por lo tanto, más de la mitad de la nota se compone de estas variables. La cantidad de proyectos recibidos tiene un peso de un 25% de la nota. El porcentaje de aprobación en primera respuesta tiene el menor peso en la nota de eficiencia municipal.

• Efectividad municipal

El proceso indicado anteriormente permite determinar la eficiencia del trámite del permiso municipal pues son elementos propios de la gestión de la oficina encargada de realizar el trámite de los permisos. No obstante, la verdadera eficacia en la gestión de los permisos de construcción tiene dos variables adicionales, que miden la gestión del control del territorio, la gestión política de la administración y que son llamadas compensaciones.

El control del territorio se mide a partir del informe de obras sin permiso que realiza el CFIA, donde se miden la cantidad de obras sin permiso que fueron detectadas a partir de las inspecciones aleatorias que se realiza en todo el país.

La gestión política, se mide a partir de la implementación de una Oficina de Mejora Regulatoria inscrita en el Ministerio de Industria, Economía y Comercio.

La compensación de las obras sin permiso divide los cantones en cuartiles, y le resta 7 puntos en la nota a las municipalidades que tienen mayor porcentaje de obras sin permiso. A las municipalidades del tercer cuartil les resta 5 puntos; a las del segundo cuartil, 3 puntos; y a las municipalidades del primer cuartil no les aplica ninguna compensación.

La compensación de la Mejora Regulatoria toma en cuenta dos elementos: contar con oficina y con oficial de mejora regulatoria inscritos ante el MEIC. Cada elemento suma 2,5 puntos (5 en total) a las municipalidades.

El proceso de medición del Ranking de Efectividad Municipal tiene como objetivo, invitar a que todas las municipalidades realicen la gestión de los permisos de construcción de forma 100% digital a través de la plataforma del CFIA. El alcance de municipalidades conectadas ha cumplido con las expectativas del CFIA y, para febrero del 2020 ya 55 municipalidades realizan la gestión de permisos de construcción a través de la plataforma digital de APC-M.

Es la meta del CFIA lograr que las 82 municipalidades del país realicen el registro de forma 100% digital y, en conjunto con el IFAM, se trabaja en un proceso de mejora continua y capacitación que optimice la fase de control del territorio para su uso constructivo.

Ranking Municipal

El resultado del Ranking de Efectividad Municipal, para el segundo semestre del año 2019 se presenta a continuación.